Hvis der en problemstilling jeg møder hos rigtig mange, så er det udfordringerne med prioritering af ens tid; tiden er knap, og jeg har flere opgaver end tiden tillader. Ja formuleringerne er forskellige, men essensen er den samme.

Sådan startede et indlæg jeg skrev tilbage i oktober 2017, der her følger i en lidt udvidet udgave. For som nu som dengang, så er jeg som mange andre ansporet af lister og overskrifter. Overskrifter som “10 apps, der kan øge din produktivitet”. Samt overskrifter som “Ledelse af tid, færdigheder som alle skal kunne” er tillokkende. Men er blot som sukker for fluer.

Vi lokkes til at hoppe i med begge fødder. Ned i suppedasen hvor vi begynder at finde og installere en eller flere af disse tryllebundne apps.

I min optik er det ikke det nødvendigvis det bedste startpunkt – men kan blive en yderligere tidsrøver. Jeg fandt aldrig den perfekte App. Okay jeg ledte heller ikke så længe. Men jeg var dog omkring et par stykker – ingen nævnt her af hensyn til de uskyldige.

Forleden stødte jeg på sætningen:

Eat a live frog every morning, and nothing worse will happen to you the rest of the day
– Mark Twain.

Måske lidt omskrevet, så “(…) hvis du spiser en levende frø hver morgen, vil du have fornøjelsen af at vide, at det nok er det værste du bliver udsat for hele dagen.

Eat a live frog every morning

Den grundlæggende ide er, at hvis du “spiser” det værste der ligger på din tallerken som den første ting om morgenen, er resten af dagen “a piece of cake”.

Så hvis din mindst foretrukne opgave er løbeturen, og det er en af de ting på din to-do liste i dag, så gennemfør denne løbetur som det første. På den måde kan du tilbringe resten af din dag og vide, at du har gjort den mest irriterende opgave.

Find din frøer

For at få et overblik over dine opgaver kan du anvende Eisenhower Box teknikken, og opdele din opgaveliste i 4 kategorier, som opgaver:

• du ikke vil gøre, men faktisk skal gøre
• du vil gøre og faktisk skal gøre
• du vil gøre, men faktisk ikke behøver at gøre
• du ikke vil gøre, og faktisk ikke behøver at gøre

Gevinster, Principper og Metoder

I stedet for at starte med at lede efter en App løsning, vil jeg hellere have at du starter ved hvad du reelt ønsker at opnå med en mere effektiv tilgang til dine opgaver og prioritering af tid. Når du har bearbejdet dette emne, er valg af metode, princip eller værktøj mindre vigtigt.

Planlægningsgevinster

Man kunne også kalde en sådan overvejelse af hvad der skal komme ud af at planlægge din tid mere effektiv, som planlægningsgevinster — det får også indsatsen til at føles som noget positivt, hvilket er hele målet. Foruden at blive mere effektiv, så er målet også at det gerne skulle skabe en positiv følelse i kroppen.

En gevinst kunne være, at du får opbygget evnen til at sige fra, idet du igennem planlægning får skærpet mål og handlinger, en anden gevinst kunne være at sortere – og vel og mærke den rette sortering/prioritering. Indrømmet dette er en evne der skal trænes, herunder også det at vælge til og vælge fra.

Tilbage til den positive følelse så er en gevinst også at der ligger en forventningensglæde i den gode planlægning da du i selve planlægningsfasen oplever fremtidens muligheder på medens du planlægger. Du mærker efter, hvad der kommer, og hvad det betyder for din egen personlige situation. Det være sig private oplevelser, eller projekter og kundemøder i relation til dit arbejde.

Løsningsalternativer

I alle planlægningsfaser viser der sig flere veje at gå til målet og man tvinges til at tænke i alternative løsninger. Disse løsningsalternativer er især væsentlige i den eller de situationer hvor du er presset på deadlines eller manglende målopfyldelse ved salg.

I sådanne situationer kan det være en fordel at tænke tilbage på ens planlægningsgevinster, og overveje hvilket alternativ som bringer dig lettest til den gevinst du søger.

Når det kommer til værktøjer, så er jeg jo som mange andre også fascineret af hvad teknologi kan bibringe – og vel og mærke helst så simpelt og automatisk som muligt. Så tilbage til de 10 lyksalige apps, så er der flere gode og brugbare – jeg er dog i denne sammenhæng tilhænger af simplicitet.

For her gælder reglen at det skal forblive simpelt. Lær dig selv en række simple principper, så vil du opleve at valget af teknisk platform bliver let.

Behov for at få synliggjort relevante gevinster der matcher din personlighed, at lære principperne for god planlægning og hvordan du erobrer din tid, så ring eller skriv.

Koncept > værktøjer

“Eat a live frog every morning”, er et af de principper jeg arbejder på i mit eget liv lige nu. Det er et oplagt koncept, men det er ret nyt for mig at udvide gevinster og principper med en omvendt prioritering – så jeg eksperimenterer som jeg skriver dette.

Er på vej med en to-do opskrift på hvordan du kan inkoorpoere dette – stay tuned and come back!

(opdateret: 30.01.2020: stødte på denne artikel, som jeg fandt ganske informativt: https://www.cleverism.com/secret-to-time-and-calendar-management)